PABX em nuvem

IPCOM Hub: integração com a Google Agenda

Conecte a sua conta Google ao IPCOM Hub, o PABX em nuvem da IPCOM. Suas tarefas com prazo e as reuniões que você atende passam a aparecer na Google Agenda. As ausências também, se você ligar a opção. É opcional: cada pessoa conecta a própria conta e desconecta quando quiser.

Como usamos os dados do Google: Aviso de Privacidade. Regras do serviço: Termos de Uso.

O que aparece na sua agenda

O que aparece depende do que a sua empresa usa no IPCOM Hub: as tarefas precisam de “Tarefas”, as ausências de “Expediente” e as reuniões de “Reuniões”.

Tarefas com prazo

Toda tarefa aberta com prazo, em que você é o responsável, vira um evento na sua agenda, no horário do prazo. O nome do evento fica assim: “Prazo: #128 Ligar para o fornecedor”. O evento traz o link para abrir a tarefa no IPCOM Hub.

Se o prazo ou o título mudar, o IPCOM Hub atualiza o evento. Se a tarefa for concluída, transferida ou descartada, o evento sai da sua agenda.

Em “Onde as tarefas entram”, você escolhe o lugar. Em “Agenda separada (recomendado)”, elas ficam numa agenda só delas, que você pode esconder ou mudar de cor no Google. O nome dessa agenda começa com “Tarefas do IPCOM Hub”, seguido do nome da sua empresa no sistema. Em “Minha agenda principal”, cada tarefa entra como evento particular e livre, ou seja, sem ocupar o seu horário.

Mudar o evento no Google não muda a tarefa. Para isso, use o IPCOM Hub.

Ausências

Com a opção “Mostrar minhas ausências na Google Agenda” ligada, as suas férias, folgas e licenças aprovadas no IPCOM Hub aparecem na sua agenda principal como “Ausente do trabalho”.

Se a sua conta Google é de empresa (Google Workspace), o Google recusa sozinho os convites novos para esse período. A resposta automática diz que você está ausente e, quando alguém cobre você, com quem falar.

Se a sua conta Google é pessoal, como as do Gmail, a ausência entra como um compromisso que ocupa o horário, e os convites não são recusados.

O tipo da ausência e o motivo não vão para o Google.

Reuniões

As reuniões que você atende entram na sua agenda principal. Na reunião por vídeo, o evento já leva o link do Google Meet. Vale para as reuniões que a equipe marca no IPCOM Hub e, se a sua empresa usa o Agente de IA para isso, para as que ele marca no WhatsApp.

O convite sai da sua conta Google. O cliente que tem e-mail no IPCOM Hub recebe o convite do Google e vê o seu e-mail como organizador.

As reuniões em que um colega convida você entram como cópia na sua agenda, com o link do Meet.

Se você conectar com todas as permissões, as reuniões que você já tem marcadas também entram na sua agenda, e o cliente que tem e-mail pode receber o convite nessa hora.

Para oferecer horários, o IPCOM Hub junta o que já sabe de você (expediente, feriados, ausências, bloqueios e reuniões marcadas) com o que está livre ou ocupado na sua Google Agenda. Vale para a equipe e, se a sua empresa usa, para o Agente de IA. Para oferecer, ele recebe só os dias e horários vagos. Depois, põe a reunião na sua agenda sem pedir a sua confirmação a cada vez. A pedido do cliente, ele pode pôr outros e-mails no convite.

Se você mudar no Google o horário de uma reunião que você atende, o IPCOM Hub muda a reunião junto. Se apagar, a reunião é cancelada no IPCOM Hub. Nos dois casos, você recebe um aviso no IPCOM Hub. Outras mudanças, como no título ou nos convidados, não passam para o IPCOM Hub. Nas cópias das reuniões em que você é convidado, nada volta para o IPCOM Hub.

O IPCOM Hub só manda a mudança ao cliente pelo WhatsApp quando alguém da equipe clica em “Avisar o cliente”. Mas, se o horário mudou, os lembretes do WhatsApp já saem com o horário novo. Quem recebeu o convite pelo e-mail da empresa recebe sozinho a versão nova ou o cancelamento. E, se você pedir ao Google para avisar os convidados, o Google também avisa.

Como conectar

  1. Entre no IPCOM Hub, no endereço da sua empresa (por exemplo, https://suaempresa.ipcom.app.br), e clique no seu nome, no rodapé da barra da esquerda. No menu “Minha conta”, escolha “Perfil”.

  2. Abra a aba “Integrações”, a do ícone de tomada. Em tela pequena, a aba mostra só o ícone.

  3. No card “Google Agenda”, clique em “Conectar Google Agenda”. O IPCOM Hub mostra o que vai fazer com a sua agenda. Para seguir, clique em “Continuar para o Google”.

  4. Entre na sua conta Google e escolha as permissões. A tabela abaixo mostra para que serve cada uma.

  5. De volta ao IPCOM Hub, o card mostra “Conectada” e o e-mail da conta.

A permissão de criar agendas secundárias é obrigatória. Sem ela, a conexão não acontece, e o IPCOM Hub avisa: “Faltou marcar uma permissão no Google”. Sem a permissão de eventos nas suas agendas, as tarefas ficam só na agenda separada, e as ausências ficam de fora. Sem essa ou sem a de disponibilidade, as reuniões não usam a sua Google Agenda. Nesses dois casos, o card avisa e mostra o botão “Conectar de novo”. Se as suas tarefas já vão para a agenda principal, ou se as ausências estão ligadas, conectar de novo sem a permissão de eventos não dá certo, e o IPCOM Hub mostra o mesmo aviso: “Faltou marcar uma permissão no Google”.

Não achou a aba “Integrações”? A Google Agenda precisa ser ligada pela IPCOM para cada empresa. Peça a quem cuida do IPCOM Hub na sua empresa para falar com o suporte da IPCOM.

Por que pedimos cada permissão

Na tela do Google, cada permissão aparece com o texto do próprio Google. Veja para que o IPCOM Hub usa cada uma e o que ele não faz.

Na tela do Google

“Associar suas informações pessoais a você no Google” e “Ver o endereço de e-mail principal da sua Conta do Google”

Para que usamos

Mostrar qual conta está conectada, para você e para os gestores no painel de Reuniões. Avisar quando a conexão cai. Sugerir a mesma conta ao conectar de novo e não deixar trocar de conta sem desconectar antes. Saber em que conta está cada reunião, inclusive quando duas pessoas do IPCOM Hub usam a mesma conta Google.

O que o IPCOM Hub não faz

Não usa o e-mail para mandar mensagens nem para nada fora da integração.

openid e userinfo.email

Na tela do Google

“Gerar agendas secundárias do Google e ver, criar, alterar e excluir eventos nelas”

Para que usamos

Criar a agenda “Tarefas do IPCOM Hub” e manter nela os eventos das suas tarefas.

O que o IPCOM Hub não faz

Com esta permissão, não vê as suas outras agendas.

calendar.app.created

Na tela do Google

“Ver, criar, alterar e excluir eventos nas suas agendas do Google”

Para que usamos

Pôr na agenda principal as tarefas (se você escolher), as ausências (se você ligar) e as reuniões, e manter tudo em dia. Saber quando você muda o horário ou apaga uma reunião que você atende.

O que o IPCOM Hub não faz

Não muda nem apaga compromissos que não criou. Deles, nunca lê o título, a descrição ou quem são os participantes. Vê só o código, o horário, a situação (por exemplo, se foi cancelado), o tipo, se ocupa o horário e a sua resposta ao convite.

calendar.events.owned

Na tela do Google

“Ver sua disponibilidade nas suas agendas”

Para que usamos

Saber quais horários estão livres, para oferecer reuniões.

O que o IPCOM Hub não faz

Não vê o que são os compromissos, só se o horário está livre ou ocupado. Não grava essa informação.

calendar.freebusy

O que fazemos com os seus dados

O que guardamos

Só o necessário para manter a sua agenda em dia:

  • o e-mail da conta e as permissões que você deu;
  • uma chave de acesso, protegida com criptografia;
  • o código da agenda “Tarefas do IPCOM Hub” e de cada evento que o IPCOM Hub criou, com o que ele escreveu no evento (por exemplo, o título e o prazo da tarefa);
  • nas reuniões, o e-mail da conta Google e o link do Google Meet;
  • alguns dados técnicos, para receber os avisos de mudança do Google.

Não guardamos cópia da sua agenda. O que o IPCOM Hub vê dos seus outros compromissos não vai para o banco.

O que o IPCOM Hub guarda fica no banco de dados da sua empresa, na AWS, em São Paulo.

O que vai para o Google

  • Tarefas: o número e o título da tarefa, o prazo e o link da tarefa.
  • Ausências: o período e a resposta automática, com o nome de quem cobre você, quando houver.
  • Reuniões: o tipo da reunião e o nome do cliente, o horário, o local, uma descrição curta e os convidados. Na reunião por vídeo, o IPCOM Hub pede ao Google uma sala do Meet. Na cópia que vai para a agenda de um colega convidado, vão também o nome de quem atende e o link do Meet. O telefone do cliente e a conversa do WhatsApp não vão para o Google.

Esses eventos ficam na sua conta Google e seguem as regras do Google.

O que sai do IPCOM Hub, além do Google

Os horários oferecidos vão ao cliente pelo WhatsApp. O horário marcado e o link do Meet vão também no convite por e-mail e na página da reunião que ele abre pelo lembrete.

Se a sua empresa usa o Agente de IA, eles também vão para as empresas de IA descritas abaixo.

O Agente de IA

Se a sua empresa usa o Agente de IA para marcar reuniões pelo WhatsApp:

  • A IA nunca vê a sua agenda. Quem olha a sua agenda é o IPCOM Hub: ele calcula os dias e horários vagos e passa só essa lista para a IA oferecer ao cliente.
  • Depois que a reunião é marcada, a IA recebe também o link do Meet, para mandar ao cliente pelo WhatsApp.
  • Para escrever as mensagens, a IA usa a Anthropic ou a OpenAI. Ao fim do atendimento, a Anthropic resume a conversa na “Memória do contato” do cliente. A Voyage AI recebe as últimas falas do cliente e os resumos dos atendimentos, para buscar a resposta nos documentos do Agente de IA e achar atendimentos parecidos. São empresas de inteligência artificial contratadas pela IPCOM, e podem tratar os dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos. As conversas podem ter o dia, o horário e o link da reunião.

O que não fazemos

  • Não vendemos dados do Google e não os usamos para publicidade.
  • Ninguém da IPCOM lê esses dados. Só há três exceções: quando você autoriza, para dar suporte; por segurança; ou por obrigação legal.

Uso Limitado

A IPCOM usa e transfere as informações recebidas das APIs do Google, e os dados derivados delas, de acordo com a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Em resumo: usamos os dados do Google só para o que esta página descreve.

IPCOM’s use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Os detalhes estão no Aviso de Privacidade, na seção “Integração com a Google Agenda”. As regras gerais do serviço estão nos Termos de Uso.

Como desconectar

  • No card “Google Agenda”, clique em “Desconectar” e confirme.
  • O IPCOM Hub apaga a agenda “Tarefas do IPCOM Hub”, tira da sua agenda os eventos de tarefas e de ausências e apaga a chave de acesso e os outros dados da conexão.
  • As reuniões ficam na sua agenda, porque o cliente já tem o convite. As cópias das reuniões em que você é convidado também ficam. O IPCOM Hub só para de mexer nelas. Com cada reunião, ele guarda o e-mail da conta Google e o link do Meet.
  • Depois disso, para oferecer horários seus, o IPCOM Hub usa só o que já sabe de você no IPCOM Hub, sem olhar a sua Google Agenda.
  • Desconectar no IPCOM Hub não tira a autorização da sua conta Google. Para isso, use myaccount.google.com/permissions.
  • Você também pode tirar o acesso só pela conta Google. Nesse caso, o IPCOM Hub para de atualizar a sua agenda, mas não consegue mais apagar o que pôs lá: você apaga direto na Google Agenda, inclusive a agenda “Tarefas do IPCOM Hub”. Até você conectar de novo ou desconectar no IPCOM Hub, você fica sem horários para atender reuniões. E o que o IPCOM Hub guardou não sai sozinho. Sai quando você clica em “Desconectar”, quando o seu usuário no IPCOM Hub é desativado ou apagado, ou quando você pede a exclusão em lgpd@ipcom.com.br.
  • Se o seu usuário no IPCOM Hub for desativado ou apagado, o IPCOM Hub faz essa mesma desconexão sozinho.
  • Para pedir a exclusão dos seus dados, escreva para lgpd@ipcom.com.br.

Dúvidas

01Funciona com Outlook ou outra agenda?

Não. A integração é só com a Google Agenda.

02Se eu mudar um evento no Google, muda no IPCOM Hub?

Nas tarefas e nas ausências, não: elas só vão do IPCOM Hub para o Google. Para mudar, use o IPCOM Hub. Nas reuniões que você atende, só duas mudanças voltam para o IPCOM Hub: se você mudar o horário, a reunião muda junto; se apagar, ela é cancelada. Outras mudanças, como no título ou nos convidados, não passam para o IPCOM Hub. Nas cópias das reuniões em que você é convidado, nada volta para o IPCOM Hub.

03O IPCOM Hub lê os meus compromissos?

Só o mínimo, e não grava nada deles. Dos compromissos que o IPCOM Hub não criou, ele nunca lê o título, a descrição ou os participantes. Ele vê quais horários estão livres ou ocupados. Quando algo muda na sua agenda, vê o código de cada evento que mudou e se ele foi apagado, para achar as reuniões dele. Para passar uma reunião a outra pessoa ou remarcá-la, vê também o horário e a situação dos compromissos daquele período.

04Quem vê os eventos das tarefas?

Na agenda separada, só quem tiver acesso a ela no Google. Você controla isso no compartilhamento dessa agenda. Na agenda principal, a tarefa entra como evento particular: quem só pode ver a sua agenda não vê o título, mas quem pode editá-la vê.

05Sou obrigado a conectar?

Não. Cada pessoa decide e pode desconectar quando quiser.

Google, Google Agenda, Google Meet e Google Workspace são marcas da Google LLC.